【以案说法】姚志斗律师全面解读企业“印章”应如何保管和使用

【案例】

2015年9月9日，甲公司召开股东会作出决议改选公司新一届董事会，同时要求被告季某在新任董事长选出之日起十天内移交包括公司证照在内的公司全部资产;同日，甲公司召开新一届董事会会议，选举林某为新任董事长。

2015年9月3日、9月27日林某多次向季某邮件联系，要求季某尽快与其联系安排甲公司董事长工作体积公司财产等交接事宜，但季某一直未与其进行相关公司财产等的交接。

2015年10月25日，乙公司作为甲公司的股东，向监事王某去函，要求其履行监视职责，在收到该函30日内，就季某违反法律法规和公司章程的规定，不执行股东会和董事会决议，损害公司利益一事向有管辖权的人民法院提起诉讼。

2015年11月9日，王某诉至法院，请求判令被告季某立即向甲公司现任董事长林某移交：天相财富公司营业执照（正副本）、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（正副本）、银行开户许可证、公司公章、财务专用章、软件著作权登记证书（11份）、企业统一信用代码证明、机构信用代码证。

【法院判决、依据】

本案中争议焦点有：1、监事王某是否具有诉讼主体资格？2、本案中提起证照、公章等返还的诉请，此种诉请能否得到支持？

第一，关于诉讼主体资格问题

《中华人民共和国公司法》第53条第6款规定：“监事会、不设监事会的公司的监事行使下列职权：（六）依照本法第一百五十一条的规定，对董事、高级管理人员提起诉讼：（六）依照本法第一百五十一条的规定，对董事、高级管理人员提起诉讼”；第151条规定：“董事、高级管理人员有本法第一百四十九条规定的情形的，有限责任公司的股东、股份有限公司连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东，可以书面请求监事会或者不设监事会的有限责任公司的监事向人民法院提起诉讼”；甲公司章程第20条第6款亦规定，监事有权对董事、高级管理人员提起诉讼。

本案王某起诉时，基于甲公司的公章、证照等当时被季某控制，甲公司无法以个人名义起诉，同时甲公司的股东乙公司亦以书面函件形式，请求其向本院提起诉讼，故王某具有起诉的资格。

第二，关于返还证照、公章诉请能否得到支持问题

法院认定是否能够得到支持，主要在于在公司内部组织框架下，证照持有人是否享有相应的授权，而判断证照持有人是否有权持有证照，主要依据为公司章程及与此有关的法律规定。

根据《中华人民共和国物权法》第34条规定：“无权占有不动产或者动产的，权利人可以请求返还原物。”本案中，一方面，甲公司已经召开了股东会、董事会，重新选举林某作为新的法定代表人，并就“季某应在新任董事长选出之日起10日内向新任董事长交接公司证照、印章、财务账簿和凭证、公司档案和公司全部有形和无形资产”进行了表决，相关股东会决议已被法院生效判决认定具有法律效力。另一方面，季某已经不是甲公司的法定代表人、董事长，失去了继续掌握该公司相关证照、公章的资格。虽然季某辩称相关证照已在法院另案中裁定进行了证据保全，不再由其实质控制、持有，但法院另案作出的证据保全裁定，同样认为相关证照均归属甲公司，保全的目的也是为了利于案件审理中事实的查明及审结后交付等问题。且无论另案中法院是否判决甲公司解散，相关证照均应由其所有权人——甲公司控制，即使法院判令公司解散，也可由甲公司的法定代表人林某再行移交给清算组。何况该案件目前仍在一审程序中，在如此长的诉讼期间内将公司证照等存放在法院，对于有权使用相关证照、公章等的权利人会造成极大不便，而季某另案进行证据保全的目的不纯。

故王某就季某向甲公司现任董事长林某移交该公司相关证照、公章等的诉请，具有相应事实和法律上的依据。

因而，法院最终依照《中华人民共和国公司法》第五十三条第六款、第一百五十一条、《中华人民共和国物权法》第三十四条之规定，作出如下判决：

1、判决被告季某于本判决生效之日起十日内，向原告天甲公司返还甲公司的营业执照（正、副本各1份）、银行开户许可证、公司公章（1枚）、财务专用章（1枚）、软件著作权登记证书（11份）、企业统一信用代码证明、机构信用代码证，返还的方式是将以上证照、印章移交给原告甲公司的现任董事长林某；

2、驳回原告王某的其他诉讼请求。

【姚志斗律师分析】

本案中因为季某不按股东会决议交接公司证照、公章等，甚至目的不纯的利用诉讼程序拒绝交接工作，导致公司法定代表人不能依法履行职务，公司运营受到严重影响，公司和股东利益受损严重。因为在一个企业中，公章是作为企业身份和权利的证明，系企业在经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。如果失去对其有效、安全的控制，会给企业带来巨大风险。因而对于公司印章，应当注意以下情形：

1、刻制

企业印章的刻制应当遵守以下规定：直径不得大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。印章使用规范的汉字，可以加注少数民族文字和其它文字。印章的刻制应当委托公章刻制经营单位刻制，因为这些机构是经公安机关批准的特种行业，只有通过这些机构刻制才能完成印章的公安机关备案。公章只准刻制一枚；合同、财务、审验等专用章可以刻制多枚，但每一枚必须用阿拉伯数字区别。因印章遗失或损坏而需要重新刻制的公章应当与原公章有明显的区别。

实践中企业的印章越少越好。因为任何印章均具有同等的法律效力。故建议企业仅刻制经营必需的印章：一般拥有公章、财务专用章、发票专用章和法定代表人印章即能满足公司运营的全部功能需求。确有必要的部分企业还才可刻制合同章、各部门章、项目部章、技术专用章等形形色色的印章。但我们必须清楚地知道，这些印章使用的法律效果与公章使用的法律效果是一样的。

2、启用

所有印章的启用都应当办理启用手续，包括被启用印章印模、印章领用人、印章领用时间及印章交付人或监交人。这样有利于划清印章的使用责任。

3、管理

企业应当建议规范的印章管理规定，如：明确专人进行印章管理工作，明确印章管理者的管理职责，规范印章使用的业务流程，以及定期检查印章使用情况等，使印章管理工作做到有规可依，有章可循。同时加强印章管理人员风险防范意识。

如单位聘用人员被解雇，或者受单位委托保管公章的人员被解除委托后，单位未及时收回其公章，行为人擅自利用保留的原单位公章签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪，如给被害人造成经济损失的，单位应当承担赔偿责任。

4、使用

建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表，即各印章的使用必须由相应权限的人批准；同时要对使用情况登记（如台帐）和被用印文件的复印留存。目的是对用印行为实现可追溯。

印章的使用首先要对用印材料要实施法律风险评审，未经评审的材料不得用印，保证用印安全。企业应当杜绝仅凭管理者个人意思用印。

5、移交

当印章需要从前一保管人向新的保管人移交时，应当实施移交记录，即移交前后印模、移交人、接收人、监交人及移交时间等信息详细记录。特别注意：企业在承包经营期满后未收回公章而发生的纠纷，则由承包人承担经济责任。

6、被盗（抢）或丢失

如果确属印章被盗（抢），则该因印章的使用而发生的纠纷，企业不承担责任。但是，企业在丢失后：

①应由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到印章备案公安机关报案，领取报案证明。

②持相关证件在市级以上每日公开发行的报纸上（具体在哪个报纸需要咨询当地工商局）做登报声明，声明原公章作废。

③需要携带营业执照副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人授权委托书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件等文件到公安局治安科办理新刻印章备案。

④在公安局治安科指导下持新刻印章（需要与之前丢失的印章有些许不同）以上办理材料到制定印章店刻。

需要特别提醒的是，公司因内部管理纠纷引发的印章争夺战，公安机关一般不会给予办理印章的丢失备案，即比较难以获得印章的重新刻制，而且即使重新刻制，公司还是会面临两枚印章具有同等法律效力的局面。

7、私刻

如果确属于他人（包括企业员工）私刻印章而发生的纠纷，企业原则上不承担责任。但是，行为人擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。

需要特别提醒：私刻企业印章可能构成伪造公司、企业印章罪，面临刑罚。

8、出借

企业出借印章（包括空白合同）的，相应的经济责任原则上由企业承担。但是，受害人明知个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，受害人仍与之签订合同的而被骗的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，不承担责任。

9、企业承包用章

企业承包、租赁经营合同期满后，企业按规定办理了企业法定代表人的变更登记，而企业法人未采取有效措施收回其公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或者没有及时采取措施通知相对人，致原企业承包人、租赁人得以用原承包、租赁企业的名义签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪的，该企业对被害人的经济损失，依法应当承担赔偿责任。但是，原承包人、承租人利用擅自保留的公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以原承包、租赁企业的名义签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪的，企业一般不承担民事责任。

10、越权用印及用印细节

越权用印，如未经董事会或股东会同意，企业用印为第三人提供担保或对外实施借贷的，这类越权用印属于企业印章管理不善，由此造成的后果均应当由企业自行承担。

企业要杜绝对空白合同用印，更不得使用空白合同（即事先盖好章的合空白同）、空白介绍信、空白委托书等。或者因使用该空白合同（含介绍信、委托书等法律文件）所导致的后果均由用印企业承担。故需要提醒企业对预盖有企业公章的空白纸张、空白介绍信要严加管理，提供上诉空白材料时应当在材料上写明用途，待审阅后再盖章。对申请盖章的材料要本着审慎的态度予以审核，树立“盖章谨慎，减少风险”的意识，促进企业良性健康发展。